Сервис Google Docs & Spreadsheets (далее для краткости GDocs) – это полноценный офисный пакет, позволяющий работать с текстами, электронными таблицами и презентациями. При необходимости материалы из GDocs могут экспортироваться \ импортироваться в MS Word, MS Excel и документы OpenOffice.

Для работы с какими документами лучше использовать сервис GDocs? Их набор полностью определяется спецификой и потребностями вашего бизнеса. В принципе, на сервис можно перенести 100% офисной документации и не хранить на персональных компьютерах ни одного “офисного файла”. Признаемся, что такое удается не многим. Большинство ограничиваются переносом в Сеть наиболее востребованных для групповой работы документов, таких как:

• Рабочие версии любых согласовываемых материалов (например, отчетов, бизнес-планов, обзоров, сводных таблиц и т.д.). Само согласование удобнее проводить в Google Wave
• Шаблоны писем
• Инструкции (должностные обязанности, шаблоны телефонных переговоров, уставы, декларации и т.д.)
• PR-материалы (пресс-релизы, поздравления, заявления для СМИ)
• Аналитические материалы, доступ к которым вы хотите давать вашим контрагентам (Клиентам, партнерам, инвесторам).

Иногда удобно хранить на сервисе небольшой корпоративный телефонный справочник, базу контактов со СМИ, расписание командировок или учебных семинаров (если не требуются функции календаря). Простейший Центр Идей так же легко организуется на базе этого сервиса.

Есть несколько важных моментов, к которым надо привыкнуть при использовании GDocs:

• Документ никогда и некуда не перемещается. Если вам требуется, чтобы кто-то с ним поработал – отредактировали или просто прочитал – вы отрываете этому специалисту доступ к документу или даете соответствующую ссылку (если доступ уже открыт)
• У вас не будет привычных папок для сортировки документов. Поэтому особое внимание придется уделять их корректному наименованию. Если документов станет достаточно много, то искать в их архиве придется, преимущественно с помощью функции “Поиск”
• Каждый документ важно хранить только в одной копии. Все участники процесса будут работать именно с ней и поддержать ее 100%-ую актуальность в любой момент времени

Какие документы вы храните в онлайне? Почему? Для чего? Как у вас все это организовано? Расскажите, пожалуйста.