Думаю, что пора начать говорить на тему eProductivity.
У нас в компании есть мантра: “Электронная почта – это транспорт, а не хранилище“. Что она означает? Всего лишь то, что любая информация из электронной почты в обязательном порядке должна быть перенесена в какую-либо систему хранения (в корпоративный портал, в GDocs, в OneNote и т.д.). Необходимо постоянно стремиться к тому, чтобы папка “Входящие” (Inbox) была пустой. Письма в ней могут оставаться только до тех пор, пока вы с ними что-либо не сделали. Считайте, что любое письмо во “Входящих” – это поставленная вам задача.
Практика показывает, что при значительном объеме корреспонденции достичь постоянно пустой папки “Входящие” довольно сложно. Срабатывает привычка и инерция мышления. Я лично смог научиться справляться с этой задачей только после того, как стал активно работать с почтой с помощью смартфона (сама почта у меня на Gmail). HTC почему-то долго считал даже отправленные письма входящими и подгружал их. Чтобы не гонять весь массив корреспонденции на смартфон пришлось приучиться регулярно опустошать ящик. При переходе на iPhone привычка сохранилась, хотя он обрабатывает письма более аккуратно.
Тест на оптимальность вашей работы с электронной почтой очень простой: “Вы готовы в следующую секунды потерять всю папку “Входящие”“? Если “да”, то примете мои поздравления. Если “нет”, то, может быть, вам имеет смысл перечитать эту заметку еще раз.
на адрес
Хорошо помогает создание папок внутри “Входящих”. Например, папок, соответствующих клиентам или проектам. Письма раскладываются в них автоматически или ручками.
У меня именно так построено. Я чищу папку “Входящие”, но не удаляю письма, а переношу их в такие подпапки.
Сергей, а iPhone доволен? iPad уже купил?
Зачем куда-то копировать письма, если их можно оставлять в почте? У меня в почте все… Для блондинок, пожалуйста
.
Владимир Владимирович
iPhone очень доволен. Отличное многофункциональное устройство.
А вот iPad, видимо, покупать не буду. Не понятно, зачем он может быть нужен. Там нет USB-входа. Операционная система от Apple. Т.е. ноутбук эта штука никак не заменит. Тогда зачем он нужен?
Танечка
Для копирования писем в другие хранилища много причин. Особенно они очевидны, если вы работаете в команде и вам нужно, чтобы другие участники проекта тоже видели всю вашу переписку, например, с клиентами. Совсем критичным это становится в случае увольнения сотрудников, отпусков, болезней и т.д.
Ну и, кроме всего прочего, захламленная папка “Входящие” меня лично нервирует
.
Если непустая папка Входящие нервирует — это тоже очень хороший индикатор, как и готовность потерять входящие письма
Позволю себе внести мелкую поправку: рекомендуется письма оставлять во входящих не до тех пор, пока “ты с ними что-нибудь не сделал”, а в течение строго определенного и короткого времени. Например, взять за правило вычищать почту к концу каждого дня.
Если письмо требует отложенного действия, переносите его в систему управления задачами, устанавливайте приоритет и срок. Так оно попадает в единый поток, которым гораздо проще управлять. По опыту знаю, какой это может быть кошмар — управлять задачами даже в трех потоках. Кажется, это немного, но при количестве задач более 20 в каждом — кошмар.
Сергей, что-то Вы такое очень космическое написали… Потоки, приоритеты…
Я поняла только слово “кошмар”
Согласен с Сергеем. Я стараюсь полностью очищать “Входящие” к концу рабочего дня. Это формальная точка отсечения.
Сергей Соловьев
Я с тобой согласна, но не всегда имеется подходящая по функционалу система управления задачами. Мне кажется при небольшом потоке задач иногда достаточно все-таки оставлять письма пока “ты с ними что-нибудь не сделал”.
Все-таки я сторонник не минимизации писем во входящих, а не их полной ликвидации. Как и с иконками на рабочем столе.
*сторонник минимизации
—
сорри. опечаточка
Я тоже входящую почту раскладываю по подпапочкам. Только так можно более-менее навести порядок с потоком входящей информации, которая сыпится по 2-3 письма в минуту….:).